I detaljerna finns helheten
Vid ett besök för ett par år sedan på det mycket framgångsrika förtaget hände något oroande. På några skåp i den öppna arbetsplatsen stod kartonger staplade. Julprydnader, stod det. Nu var det en härlig junidag, så frågan var given: Vad pågår egentligen? Svaret gjorde faktiskt saken ännu värre: Vet väl inte jag heller, det är väl inte min sak, fråga chefen.
Fem fel på en gång, fem brott mot företagets värderingar: Överblick, handlingskraft, respekt, ordning och utbyte. De kvaliteter som man sammantaget bestämt sig för att de skapar utvecklingsförmåga. Ett år senare gick man med förlust för första gången, Vd fick gå, och företaget tappade sin självständighet i koncernen och sattes under tvångsförvaltning.
Orsak och verkan mellan sammanbrottet i värderingsstyrningen och företagets minskade lönsamhet är förstås svåra att föra i bevis. Men en sak är säker: För att utveckla en organisation måste vi arbeta med enskildheter. Uppmärksamt, envist, tjatigt. I detaljerna hittar vi de pedagogiska exempel som hjälper oss att se helheten.
Så Du som är ledare, ta en lov på arbetsplatsen inför nästa ledningsgrupp. Eller skicka ut medarbetarna med kameror. Se verkligheten med kundens ögon. Fundera på vad bilderna beskriver och bestäm Er för hur den stolta berättelsen om Er organisation egentligen borde gestaltas. – I detalj
TNB
Steg 10: Uppföljning
Här kommer den sista pigga inslaget i vår serie 10+10 goda råd. Det kan vara lite opraktiskt att läsa materialet baklänges som bloggformatet bjuder. Du kan ladda ner texten i ett mer läsvänligt format här.
När alla är beredda att ”prova och se” inför en förändring, krävs också vaksam uppföljning av det som inte blev perfekt från början. Hitta interna rutiner för uppföljning, behåll projektorganisationen ett halvår efter flytten, och ha en liten reserv för kompletteringar. Och vårda sedan arbetsplatsen med omsorg och stolthet, det är den värd!
Steg 9: Flytt
En flytt är varken domedag eller pånyttfödelse, bara ett spännande avstamp för ett nytt vardagsslit för att skapa världen. Titta på de senaste årens förändringar. Blir de inte blir färre i framtiden kan de flesta räkna med att efter ett halvår har verksamheten organiserats om, hälften har bytt plats, några ledare har kommit och några har gått. Business as usual.
Steg 8: Spelregler
Glöm inte utvecklingen av arbetskulturen! Trycket att leverera till byggnads- och inredningsentreprenader är stort, och tar ofta över abstraktare frågor. Inför inflyttningen är det inte minst viktigt att aktualisera spelregler på det nya kontoret. Syftet är att organisationen ska komma överens om ett gemensamt förhållningssätt kring beteenden, ordning och kommunikation i vardagen. Respekt i det interna samspelet ger på köpet respekt för organisationens uppdrag och kundens behov.
Steg 7: Möten, möten, möten
Styrgruppsmöten, referensgruppsmöten, projektmöten, delprojektmöten, projekteringsmöten, byggmöten, samordningsmöten, flyttmöten. Det är mycket information som ska lämnas och hämtas, och här sätts allas kommunikations- och samarbetsförmåga på prov. Här finns också stora möjligheter effektivisering. Incitament till tidsbesparingar istället för tvärt om, systematisk och drivande projektledning, tydlig fördelning av ansvar och befogenheter, tillit till alla aktörers förmåga att överträffa sig själva för kundens skull, kan göra arbetet lättare.
Steg 6: Förstudie
Det är lätt att förlora sig i detaljer och fatta beslut i fel ordning. Att ta de stora frågorna först, de som funktionellt, kostnads- och tidsmässigt är avgörande, är lättare om man formaliserar arbetet. En förstudie hjälper alla aktörer i projektet att prioritera mellan olika kvaliteter och kostnader. Återigen gäller att bra förberedelser absolut lönar sig, även i mindre projekt.
Steg 5: Lokalsökning
Detta är det strategiskt viktigaste steget, så här behövs hjälp! Ta stöd av kvalificerade hyresförhandlare. Anlita arkitekter och tekniska konsulter för att testa kvaliteten hos aktuella objekt med översiktliga inplaceringar, gärna med alternativ mellan öppet och slutet. Med utgångspunkt från ett strategiskt program förs en genomlysande och systematisk diskussion kring olika alternativ och ett investeringsbeslut kan fattas på goda grunder. Och när det sedan närmar sig avtal, precisera för allt i världen noggrant – vilka kvaliteter ingår, vem betalar vad?
Steg 4: Strategiskt program
Utifrån visionen preciserar projektet de aspekter som ligger till grund för lokalsökning. Hit hör ekonomi, läge, profil, effektivitet, flexibilitet, flöden, samband, säkerhet, förutsättningar för projekt- och koncentrationsarbete mm.
Även den ofta kritiska frågan om eget rum eller storrumskontor bör tas ett steg mot beslut. Dessutom bör önskemål och krav prioriteras. Ta hjälp av arkitekter och verksamhetskonsulter som känner till fallgroparna.
Steg 3: Förmedla en målbild
Förmedla en målbildFör att säkra att hela organisationen ges möjlighet att reflektera kring utveckling och förändring, krävs en tydlig start på projektet.
Externa föredragshållare som belyser omvärldsförändringar, ledare som lyckats i liknande projekt, och möjligheter att ställa frågor och lämna synpunkter bidrar till att lyfta blicken från det egna till den gemensamma utvecklingen.
Steg 2: Medarbetarenkät
Med webverktyg kan större kartläggningar göras mycket tidseffektivt . En medarbetarenkät kring nuvarande arbetsformer och arbetsverktyg, liksom förväntningar och farhågor inför framtiden kan vara ett redskap.
Det stärker medarbetardialogen, ger underlag för processarbetet och skapar en referenspunkt för utvärdering av projektet. Enkäten följs upp ca ett halvår efter flytt för att mäta utfall och kartlägga förbättringsområden.