Arbetslandskap
Frågar man folk var de allra helst vill tillbringa en stund för möten eller koncentrationsarbete så blir svaret aldrig en plats i det som vi kallar kontoret. Väldigt ofta blir det i stället ett stycke natur eller trädgård. En strand, en berså, en hängmatta.
.
Frågan är vad vi kan dra för slutsatser av detta? Vad är det som lockar? Svaren brukar handla om det som är runt omkring platsen, lika mycket som platsen i sig. Ljumma vindar, blommors dofter, och ljus som silas genom lövverk. Ljud som inte tar, utan ger energi. Och när det gäller platsen beskriver många längtan efter både den uppfriskande fria sikten och det trygga avgränsade rummet.
Inte så konstigt. Det är bara några generationer sedan den fria bonden motvilligt skulle läras upp för att leva livet så egendomligt som att låta klockan styra dygnsrytmen och tillbringa arbetsdagen inomhus fast solen gassade och marken skulle brukas.
Vilken tur då, att den glåmig inrättning som vi kallat kontor bara är en historisk parantes, att tekniken befriat oss från våra bojor och att vi kan vandra fritt tillsammans och uppsöka den plats där vi arbetar som bäst. Vi kan bestiga kullen, ta stigen till gläntan eller vila i sänkan. Vi kan ge ordet arbetslandskap sin sanna innebörd.
Och vilken tur att det finns personer som är specialister på att gestalta dessa rum. Landskapsarkitekter kallas de. Vet allt om ängens och stenstrandens möjligheter. Finns nära Dig och är till för alla som ska planera framtidens arbetsplats. Lycka till!
TNB
Ju mer vi är tillsammans
I ett rörligare arbetsliv samarbetar vi med allt fler men blir samtidigt allt ensammare. Många tillbringar allt mindre tid med samma arbetskamrater. Nya projekt, nya ansikten nya möten.
Visst är det stimulerande men också tröttsamt. Vara socialt kompetent. Att lyssna men också kliva fram och uttrycka sin mening. Idag kom det en ny gruppmedlem. Och en till, och en till.
Man ska passa in i gruppen, utan att för den skull göra sig osynlig. Veta att olikhet i ett arbetslag ju är väldigt bra för slutresultatet och också stå ut med det så gott det går. Lyssna på olika åsikter. En tycker si, en tycker så. En tycker till.
Jo det gäller att försöka hävda sin kompetens men förstås samtidigt se värdet i de andras kunskaper för ett bra slut- och helhetsresultat. Att leva som man lär, eller åtminstone har lärt sig på en kurs om organisationens fyra värderingar som blev fem förra veckan. En till. Handlade om flexibilitet.
Det är klart att det frestar på. Att vara en fin människa. Inte så att man blir arg direkt, kanske lite irriterad möjligen. Då är det skönt att var för sig själv ibland. Trötta ut sig fysiskt. Som att hugga ved. Den skarpslipade yxan gör sitt jobb. Klyver en vedklabb med ett enda välriktat hugg. Där fick Du. Och Du med. En till. En till. En till. En till. Snart känns det kanske bättre.
TNB
Leda samtal
Utveckling i organisationer sker huvudsakligen genom samtal. Ibland spontana, ibland målmedvetna, ibland ostrukturerade och ibland hårt styrda i workshopformat med ett tydligt syfte och en benhård struktur med stegvis besvarande av frågor om vad, varför, hur, när och vem.
Titta på mig!
Att vara processledare för en workshop är en grannlaga uppgift. Det gäller att hålla den röda tråden och att upprätthålla strukturen, samtidigt som deltagarna ska vara fria och nyfikna. En framgångsfaktor är ledarens förhållningssätt till sitt uppdrag. Är jag här för att synas själv eller för att låta andra växa? Är jag här för att tala eller lyssna, för att bygga mig själv eller ge andra egenmakt över sin tillvaro?
Vi kan lära oss en del av att studera hur andra gör, varför inte programledare i radio eller TV. Ett bra exempel kan vara Ingvar Storm i radioprogrammet Spanarna. Han tar aldrig över men stöttar försiktigt där det behövs. Föreslår ett förtydligande, håller koll på klockan. I övrigt osynlig, det enda vi märker är att han tycks gilla att spana på fåglar.
Ett motsatt exempel är TV-programmet Babel som har flyttat fokus från böcker till livsstil. Fokuserar på författaren snarare än författandet, en varningssignal i sig. Här är programledaren Daniel Sjölin starkt närvarande och karismatisk. Han relaterar till sina gäster, ”Du och jag John”, och stänger därmed ute oss andra. Och utdelar omdömen, ”Din bok är bra”, signalerar att processledarens uppfattningar har allmänintresse, och förskjuter så fokus från gästen till sig själv. Subtilt men effektivt.
I den världsberömda managementboken From Good to Great beskriver Jim Collins den ledarstil som visat sig leda organisationen till framgång. Det handlar just om att anspråkslöst själv hålla sig i bakgrunden, som ledare ta ansvar för motgångar, men i övrigt låta andra växa och ta åt sig äran när det går bra.
Om jag som ledare ändå blir osäker på hur jag bör förhålla mig i dessa fall är det alltid en hjälp att bottna i det som är själva grunden för mitt uppdrag och syftet med samtalet: Kunden och dennes behov. Sen brukar det mesta lösa sig, om man modigt och oegennyttigt tar konsekvenserna.
/ TNB
Studiebesök – Försäkringskassan IT
I går avhölls den årliga konferensen ”Den goda arbetsplatsen”. Där presenterades bland annat ombyggnaden av Försäkringskassan IT i Sundsvall. Norrporten är fastighetsägare, FFNS arkitekt och Workspace deltog i utveckling av arbetssätt och arbetsplats från första utredning till utvärdering av färdigt projekt.
.
Försäkringskassan IT har till uppgift att utveckla, underhålla och upprätthålla den dagliga driften av alla IT-stöd inom myndigheten. Användare av alla dessa system är handläggare, vårdgivare, arbetsgivare och inte minst vi medborgare som sköter våra ärenden via självbetjäning på internet. Alla med sina behov. Till detta kommer ständigt nya krav på utveckling och nya reformer som behöver IT-stöd. Och så ska man ta ansvar för en sak till, en uppgift med en viss dramatik: Att årligen hantera utbetalningar för 450 miljarder kronor.
Utmaningen i Sundsvall var att lyfta ett opraktiskt, ineffektivt och ovanligt svårnavigerat hus till en modern arbetsplats och attraktiv fastighet. I förstudien identifierades många utmaningar. Organisationen själv vittnade om en splittrad kultur med med svårigheter att samverka, osynliga chefer och oöverskådlig information. Men samtidigt hade man en stark vilja att ta tag i svårigheterna och utvecklas. Till ETT Försäkringskassan IT.
Sällan har väl analys av verksamhetens behov ställt så tydliga krav på byggnad och arbetsplats: Här måste rivas för att få luft och ljus, för att citera Strindberg. Så cellkontoren togs bort till förmån för öppna flexibla arbetsplatser. Plötsligt fanns plats för projektytor, samtalsrum och informella mötesplatser.
Men den viktigaste åtgärden var ändå att skapa en gemensam gata i entrévåningen. Den är inte bara ett stråk utan en plats som samlar postfack, konferensrum, internservicedisk för kunderna, trevliga mötesplatser, husets godaste kaffe, ja kort sagt ett ställe där all möts. I en arkitektur som mycket tydligt beskriver något mycket mer urbant än vad som är brukligt i en statlig förvaltningsbyggnad.
Så kan ett rum och en medveten getstaltning bidra till orienterbarhet genom att hjälpa besökarna att navigera mellan de tre trapphusen. Ge överblick och organisationsförståelse genom att ge alla skäl att mötas. Stödja samhörighet och kommunikation. Kanske öka tempot en smula utan att skapa stress. Säkert förskjuta identiteten hos medarbetarna mot en känsla av att vara en del av en modern organisation i framkant.
Ett gäng med stolthet, effektivitet och utvecklingsförmåga. Och det lär ju behövas i ett samhälle i ständig förändring.
/ TNB
Gubbe med hatt eller Formel 1-förare?
Vilket är bäst? Att vi alla reder oss själva, eller gör det vi är bäst på med hjälp av andra. Frågan kan tyckas vara oskyldig, men är dynamit. Och svaret är inte givet. Eller tänk så här:
Å ena sidan en gubbe med hatt, som kör en gammal trotjänare, har det mesta i bakluckan om det skulle hända något. Det går inte fort, men det går. Framåt!
Å andra sidan en formel 1-förare, som kan en grej, och det är att ta sig fram, fort, mycket fort, kanske 300 km/timme, men som behöver stöd av ett team som kan andra grejer, som att byta fyra hjul på 16 sekunder. Cool!
Å ena sidan generalister som kan det mesta, å andra sidan specialister i samverkan. Å ena sidan medarbetare som tussar runt, å andra sidan folk som far fram som skållade troll. Vilket passar vår organisation bäst? Kanske kundnyttan och verkningsgraden ökar om vi specialiserar oss, men då också sårbarheten. Vem ska då rycka in för mig om det behövs?
Och så är det ju aldrig formel 1-stallets servicetekniker som får spruta champagne på prispallen. Ja alltså, det är aldrig medarbetarna på internservice, de som i bakgrunden fått hjulen att snurra, som blir avtackade eller får några bonusar.
Kanske är det därför som det är en smula skämmigt att ha en assistent. Sekreterare hette det förr, finns bara kvar i ett fåtal verksamheter, när allt fler skriver sina egna pm, håller reda på sina möten och kommer ihåg familjens födelsedagar. Men å andra sidan, vilken fantastiskt stöd, när det går undan som värst!
Ja, hur ska vi göra hos oss?
TNB
Styra i okända vatten
Regler, etik, attityd, rutiner, kultur, vanor, synsätt, värderingar, policys, sedvänjor, förhållningssätt, moral. Vi har många olika ord för att beskriva ramar för mänskliga beteenden. Men osäkerheten är stor vad de egentligen innebär. På vilket sätt kan moral hjälpa mig att handskas med knepiga situationer på jobbet?
När det gäller organisationsutveckling kan tre begrepp gott räcka. Regler, rutiner och värderingar. Regler – det är saker som vi faktiskt måste göra, eller inte får göra, oavsett. Rutiner – det är effektiva sätt att göra samma saker, sätt som har visat sig fungera, åtminstone hittills. Båda begreppen är bra att ha, så länge det mesta blir vi det gamla. Värre är det i nya och oförutsedda situationer, och sådana är det ju gott om i dagens arbetsliv.
Och så har vi värderingar.
Det finns en egendomlig osäkerhet kring ordet värderingar. En del talar om begreppet som om det betydde att vara en Fin Människa. Istället handlar det ju om att skapa gemensamma överenskommelser om vilka beteenden som skapar framgång. Att sedan samla dem i ett fåtal begrepp. Aldrig mer än fem. Överblick, handlingskraft, respekt, ordning och utbyte. Exempelvis. Varje organisation hittar sina egna framgångsfaktorer. Skapar medvetet sin egen kultur.
Finessen med att styra genom värderingar är alltså att de går att tillämpa i oväntade situationer, medan rutiner och regler faktiskt ofta är hindrande eller åtminstone oanvändbara för en organisation i utveckling.
För att fungera måste de förstås användas. Alltid. Vid rekrytering, utvecklings- och lönesamtal, i det vardagliga samspelet på arbetsplatsen. Värderingsstyrning är hardcore. ”Du brast i Respekt Olle, Du bröt mot en våra Värderingar!” En sådan situation är inte att leka med. Kan Olle jobba kvar?
Sannolikt, eftersom det var första gången, och värderingen Handlingskraft bland annat är en överenskommelse om att vi aldrig lär oss mer än av våra misstag. En chans till ett lärande samtal. Det vill säga Utbyte. Som ger gemensam Överblick. Om vi lägger upp arbetet på ett annat sätt, och skapar en annan Ordning, rent av skapar en rutin, kan framtida misstag kanske undvikas.
Allt hänger ihop, det är mycket intressant och användbart! Läs gärna mer om samordnad utveckling av arbetssätt och arbetsplats i boken Rum för framgång. Beställ direkt från förlaget: Bookhouse Publishing www.bookhouse.se
/ TNB
Postfack
Det är något som är patetiskt med postfack. Inte bara för att informationsspridning med hjälp av papper känns långsam, opraktisk och oekologisk. Det är något med själva företeelsen, att medarbetare har som uppgift att trava runt med brev till tjänstemän. Gå, gå, gå. Sortera, sortera, sortera. Hmm nu är det väl så dags för posten att komma. Gå, gå, gå. Hämta, hämta hämta.
På OMX gjorde man ett enda postfack för sisådär 1500 personer. Det här är vi. Koncernchef och programmerare. Swisch. I förbifarten.
TNB
Är Du en bra kompis?
Allt fler gör enbart affärer med dem de gillar. Det kan gälla stort som smått. Förstås prylar som bilar och kläder. Men även tjänster som telefonabonnemang och försäkringar. Vad är det för någon, den där vi vill vara med, den där bra kompisen?
Det är kanske några som kan något lite speciellt, som inte alla andra klarar. Som vågar stå för sin talang eller förmåga. Kanske en som överraskar med nya infall, föreslår en resa dit jag inte varit förut. Det är också någon som ställer upp när det behövs, och som jag stöttar i sin tur när det är läge att hjälpa till. Det är den jag litar på, som inte ljuger, kanske överdriver lite ibland, men alltid talar sanning om det som är viktigt.
Det kanske är någon som är väldigt lik en själv, eller också helt annorlunda, som lyssnar och vars berättelser jag själv lyssnar till. Det är också någon som jag förlåter en och annan dålig sida när den visar sig, det kan väl räcka med en ursäkt och försök till bättring så är allt OK. Det någon jag gärna vill vara med, kanske rent av skryta lite om när det passar, som får mig att trivas med mig själv.
Att vara en bra kompis för sina kunder är ett sätt att beskriva det som kallas branding. Ordet Brand kommer från skandinaviskans brand och begreppet utgår från brännmärkningen av djur i USA. Brand är mer en än logotyp, det är den själ som skapar mening åt ett varumärke, alla de uppsättningar av egenskaper som vi laddar Hästens, Skanska, ICA, Socialdemokraterna, AIK, Google, Skandia och Apple med. Bra kompisar, eller?
Och Du, är Du en bra kompis?
TNB
Lyssna noga
John Cage är amerikansk kompositör och ljudkonstnär. Han föddes i Los Angeles 1912 och dog 1992 i New York. Ett av hans mest berömda verk heter 4’33″ och består i sin helhet av fyra minuter och trettiotre sekunders tystnad. (Inte) spelad av full symfoniorkester.
Eller är det tyst i salongen? Cage: Until I die there will be sounds. And they will continue following my death. Och: Something is always happening.
Så även om vi inte gör något alls, så händer en massa omkring oss. Det upptäcker vi om vi är uppmärksamma. För var och en att förhålla sig till eller inte.
Vad detta betyder för ledarskap i förändring, kan vara värt att fundera på samtidigt som vi lyssnar på, och i, 4 minuter och 33 sekunder.
Uppförandet hittar Du med denna länk
TNB
Personlig eller privat?
Denna bild visar ett skåp i pausrummet hos en statlig myndighet. Det var innan verksamheten flyttade sin till en helt ny plats. Innan de valde att lämna ett gammalt kulturhus med många små rum, till förmån för en helt öppen och mycket modern miljö. Drivkrfaterna bakom flytten var flera, men en viktigt skäl vat just dessa många olika muggar. Som efter flytten ersatts av en uppsättning identiska vita koppar.
.
Frågan som myndighetens medarbetare ställde sig var: Vem är jag, och vilka är vi i organisationen?
Skapar jag tillsammans med mina arbetskamrater en egen och trivsam gemenskap, där vi jobbar på så gott vi kan, delar förtroenden? Vi är som en familj. Talar med, men också en hel del om varandra. Turas om att laga kaffe, och baka kaka på fredagarna, lite mysigt måste man väl få ha? Har våra rutiner som de nya måste lära sig, med en och annan skämtsam anspelning, med berättelser om hur vi alltid haft det här. Och Du, den där gröna där, är faktiskt min kopp!
Eller går jag till jobbet för att i samverkan med andra skapa kund- eller medborgarnytta? Lämnar jag mitt privata jag hemma för att vara en del i en vänlig men mycket professionell överenskommelse? Ett välfungerande system. Fokus på arbetsuppgiften. Den gemensamma nyttan som drivkraft och belöning. Osentimentala omprövningar av gamla vanor. Mycket höga krav på tillgängliga arbetsverktyg. Va? Jo visst kaffe, men framför allt ett fungerande blixtsnabbt intranät!
Vem är Du och hur väljer Ni att ha det på jobbet?
T