Prova och se
Ett av de viktigaste skälen till öppna planlösningar är behovet av ständig förnyelse. Inte bara på det sättet att arbetsplatsen ska stödja snabba omställningar, var flexibel som det brukar heta. Sättet att ordna och gestalta arbetplatsen bör även aktivt stödja organisationens långsiktiga utvecklingsförmåga.
.
I boken Rum för framgång – en meningsfull arbetsplats, skisseras vilka kvaliteter det kan handla om: Överblick, handlingskraft, respekt, ordning och utbyte. Egenskaper som sammantaget, inte var för sig, ger förutsättningar för ständig utveckling i en värld som för de allra flesta organisationer ständigt bjuder på nya utamaningar.
Jobbigt för alla inblandade, att det aldrig mer blir som vanligt. Varken när det gäller arbetsplatsen eller arbetslivet. Då gäller det att våga att släppa taget en smula, att pröva sig fram. I en artikel i DN beskrivs hur Micael Dahlén resonerar i sin bok Nextopia:
”Att jobba långt fram i tiden är att bädda för målmissar, eftersom världen då inte ser likadan ut som när du började planera. Hur du än gör så når du aldrig dit du vill. Därför är det ingen idé att lära av det förflutna för att nå det perfekta projektet, jobbet eller karriären och sedan slås ned av att du inte nått dit du ville. – Försök i stället att lite snabbare sikta mot något som är nästan perfekt.”
Prova och se. Utvärdera och justera. Prova och se. Utvärdera och justera. Prova och se. Inga fullständiga svar, ingen given färdriktning, men säkert en intressant och framgångsrik resa!
/ TNB
Den som glad är
Är Du redan rädd för vad ett möte med coachen kan innebära, läs inte det här:
Om du inte vet vilken hamn du ska till är ingen vind gynnsam!
Hissen till framgång är trasig, ta trappan och ett steg i taget!
Ledarskap är att få andra att växa!
Chef är en position, ledarskap en relation!
En del ger upp före andra, se till att bli en av de andra!
Fråga inte vad företaget kan göra för Dig utan vad Du kan göra för företaget!
Ett avslut är inte avslut, det är början på en ny affär!
Allt vad Din gärna kan tänka och tro på kan Du uppnå!
Ingen är perfekt, men ett lag kan bli!
För varje nej Du får, är Du närmare ett ja!
Kommer Du inte ur startblocken, kommer Du inte i mål!
Om Du inte planerar Din framtid, gör någon annan det åt Dig!
Lämnar Du hemmet eller går Du till arbetet!
Ursäkter behövs bara av förlorare!
Även en tusenmilamarsch börjat med ett första steg!
Det bästa sättet att förutsäga framtiden är att skapa den!
Det hjälper inte hur fort Du springer om Du gör det åt fel håll!
Handlingen är skillnaden mellan ett mål och en dröm!
Ingen blir någonsin belönad för sin negativa inställning!
Om Du står med båda fötterna på jorden står Du still!
Konkurrenten vinner striden mellan avdelningarna!
Några drömmer om framgång, med andra håller sig vakna!
Du kan inte ändra vinden, men du kan trimma seglen!
Att nå mål är att hoppa över hinder!
Idag är första dagen på resten av Ditt liv!
Alla föds som original, några dör som kopior!
När förändringens vind blåser bygger en del vindskydd. Andra bygger väderkvarnar!
En drake lyfter mot vinden, inte med den!
Ingen misslyckas förrän man ger upp!
Den som aldrig går vilse hittar inga nya stigar!
Den som slutar bli bättre, slutar vara bra!
Den som tittar för mycket bakåt går med ryggen mot framtiden!
Optimisten uppfann flygplanet, pessimisten uppfann fallskärmen!
Den negative vinner varje gång han förlorar!
Den inte vågar ta en chans får sällan en!
Intressera Dig för Din framtid, Du kommer att tillbringa resten av Ditt liv där!
Framtiden är här, var är du?!
Vinnare lyssnar, Förlorare väntar på sin tur att prata!
Den som alltid tänker på sina rättighet, glömmer ofta sina skyldigheter!
En människas största begränsningar är sina egna tankar!
En optimist ser en uppgift i varje problem, en pessimist ser ett problem i varje uppgift!
Varje minut Du är negativ förlorar Du 60 sekunder av glädje!
När Du är medelmåttig är Du lika nära toppen som botten!
Andra plats är första förlorare!
/ TNB
Tillit
När en nytillträdd landshövding, för en gång skull rekryterad från näringslivet, mötte sina medarbetare började hon med att beskriva hur viktigt det var att bygga tillit. Det var lätt att urskilja två reaktioner på den nya chefens tilltal.
De som längtade efter en arbetsplats med gemenskap och trygghet tyckte förstås att detta lät bra – vi måste ju trivas tillsammans! De som tyckte att meningen med att gå till jobbet är att göra nytta, de var mer tveksamma – Vi behöver väl och inte relatera så förbannat till varandra!
Möjligtvis är det så att båda grupperna missade kärnan i budskapet. Tillit är ett svårt ord, vad innebär det? Egentligen.
Lita på mig, jag bär världen på mina axlar!
Et annat exempel: Inom en statlig myndighet var man 65 personer som representerade 350 medarbetare och chefer i ett flyttprojekt. Alla var mycket stolta över denna demokratiska representation och de möjligheter man skapat för att tillsammans stöta och blöta alla detaljer tillsammans med alla medarbetare.
Nu var det dags att se hur andra gjorde. När en grupp besökte Sveriges mest framgångsrika företag, i klädbranschen, frågade man nyfiket hur många som var inblandade i en flytt av huvudkontoret som involverade hela 2000 medarbetare. – Tja, vi var väl fyra stycken, och så en del externa experter förstås.
Och så förklarade man att det fanns en självklar överenskommelse i organisationen att om man tilldelats en uppgift så visste man att alla litade på att den utfördes så att det blev bra för kunden, organisationen och medarbetarna. I den ordningen. – Det handlar kundfokus förstås. Och så om tillit!
Där kom det igen. Det svåra ordet. Ordet som betyder något mer än bara trygghet och respekt. Som knappast innebär att avsäga sig ansvar, tillit börjar ju i själva verket med att ta ansvar. För sitt, och därmed för det gemensamma.
Ett ansvarstagande som i sin tur leder till förtroende. Och en gemensam erfarenhet av den lättnad det kan vara att släppa den egna kontrollen, och lita till andra, om jag gör mitt. Skapar rent av någons sorts mod, som kommer av erfarenheten att det ordnar sig.
På ett eller annat sätt.
/ TNB
En apa som liknar Dig
Hur många gånger har Du inte slösat tid på att förgäves letat efter ett viktigt dokument? Det kan vara i pappershögarna på arbetsbordet eller i en ostrukturerad databas. Spelar några det roll, några minuter hit eller dit? Ja det är bara att räkna:
.
Om Du så bara sparar tre minuter per timme, innebär det en halvtimme om dagen, två och en halv timme i veckan, tio timmar i månaden, hundra timmar eller tolv dagar per år! Hur mycket det blir på en hel livstid beror dock på det och det andra.
Ändå kan vi vara säkra på att detta är tid som kan användas till något bättre, som att exempelvis ta del av visdomarna på denna sida. Som när Alejandro Fuentes Bergström, en förebild för ett välstrukturerat arbetssätt, berättar om ordning på kontor.
Lyssna och lär!
TNB
Om vi var en bil
Ett sätt att utveckla ett samtal är att arbeta med metaforer. Särskilt användbart i processer som syftar till att beskriva en organisations identitet – självbild, och profil – hur man beskriver sig utåt mot marknaden. Frågorna är enkla: Om organisationen är en bil, vilken skulle Du välja för att beskriva Er. Och varför? Hur är det idag? Hur bör det vara i framtiden? Man kan förstås byta ut bilmetaforen mot blomma, djur eller något annat som ger starka associationer.
.
Om Workspace vore en bil?
En revisionsbyrå sökte en beskrivning för gestaltningen av sin nya arbetsplats. Vilka är vi idag? Man började med ett samtal i ledningsgruppen. Någon drog till med en Trabant med punka, kanske på skoj, medan andra föreslog en sprillans ny Rolls Royce. Redan här uppstod en intressant diskussion om hur olika man såg på företaget. Och vilka erfarenheter som format dessa bilder.
Nästa steg var att fundera på hur man borde uppfattas i framtiden. Man enades ganska kvickt om att Ferrari Testarossa vore lämpligt, en sådan önskar sig väl alla våra kunder, snabb, stark, flott? För säkerhets skull frågade man även ekonomistuderande på universitetet, de framtida medarbetarna och uppdragsgivarna. Och det var nog tur. För det genomsnittliga svaret här var en begagnad Volvo. Och för framtiden önskade man sig måhända en något mindre begagnad Volvo. Förvirring uppstod. Vi som skulle beskriva oss som en racerbil?
Så man frågade vidare, talade med kunder och samarbetspartners om deras syn på både företaget och deras konkurrenter, och förstod att det som skapade organisationens framgång på marknaden var det flärdfria, pålitliga, rent av bussiga. Och ingen var det minsta intresserad av att möta medarbetare som lekte racerförare i blanka sidenkostymer. Det är bara larvigt, sånt kan amerikanska konsultbyråer hålla på med!
En viss lättnad spred sig trots allt hos ledningen. Man dög som man var, kanske borde istället säkerheten och pålitligheten i vått och torrt betonas lite extra. Besked gavs till arkitekten som fick byta tankarna om marmorgolv och mahognypanel mot något mer passande.
TNB
Trygga hörnet
Hur sker utveckling i en organisation, eller i våra liv överhuvudtaget? Konsulterna Bertil Strutz och Lars Brännlund beskriver en process i fyra steg som slutar i ett val: Lägga sig ned och dö eller gå vidare? En bättre illustration till modellen kan man nog inte tänka sig än detta redigerade utsnitt ur Rapport från 1979. Lyssna och njut! I 2 min och 30 sek.
. Något som kallas ”Disco” dödar dansbandsmusiken!
Dessa är stegen på vägen:
1. Utvecklingsprocessen startar med att en grupp människor finns tillgängliga för varandra. I eller utanför gruppen finns ett behov som behöver tillgodoses. Målmedvetenheten i gruppen är inledningsvis låg och sammanhanget lite oklart med en ganska lös struktur.
2. Så småningom skapas ändå en gemensam idé om en lösning på behovet. Gruppen är på väg in i visionsfasen. Här skapar man tillsammans en bild av en möjlig framtid. Här är det härligt att vara, idéerna får fritt spelrum, allt är möjligt. Strukturen är fortfarande gles, men målmedvetenheten att åstadkomma något har ökat väsentligt.
3. Så är det dags att gå vidare. Från idé till verklighet. Från vision till produktion. Detta steg är besvärligt. Allt som nyss var möjligt ska prövas mot verkligheten, kanske med kompromisser som följd. Hänger alla med, eller saknar några den avsevärda envishet som krävs? Vi håller tummarna. Nu ska belöningen för slitet kvitteras, antingen det är berömmelse, ett gott liv eller pengar. I produktionsfasen har strukturen tätnat, rutiner etablerats, kraven på effektivitet ökat. Målmedvetenheten är fortfarande hög, men se upp!
4. Vägen till den fjärde fasen, administrationen, är nämligen inte ett resultat av aktiva beslut, utan av att gruppen blivit alltmer upptagen av sig själv. Målmedvetenheten sjunker omärkligt och gradvis. Omvärlden och dess behov blir allt otydligare och till slut hamnar organisationen i trygga hörnet, där själva meningen med livet är att det ska vara som det brukar.
Här återstår två val. Det ena är att långsamt somna in och lägga ned verksamheten, dansbandet Telstars eller vad det nu är, det andra är att våga släppa taget, söka allianser med gamla och nya aktörer, ta ett nytt varv genom att formulera en ny vision, som så småningom kan skapa nya framgångar. Discohittar rentav. Kanske har Du grannar som heter Lilli och Sussi och som gillar att sjunga och dansa!
TNB
Spara eller slösa?
Att utveckla en arbetsplats inom en given investeringsbudget leder snart till funderingar kring prioriteringar och ekonomiska konsekvenser. Är det viktigaste att arbetsplatsen är billig och fungerar någorlunda bra? Eller får den kosta mer om den verkligen bidrar till att göra jobbet effektivare? Låt oss räkna.
Med eller utan tupé?
När det gäller löpande kostnader står arbetsplatsen för cirka 20 % och medarbetarna för cirka 80 %. Om vi minskar arean med en tredjedel ger det en ordentlig ekonomisk utväxling, men motsvarar ändå bara en lönekostnad på några få procent. Frågan är alltså var vi ska lägga krutet? Tänk om vi sparar på arbetsplatsen så att arbetseffektiviteten går ned?
Tricket är förstås att ta rätt kostnader och samtidigt förbättra verksamheten. Antag att det går onödigt mycket tid åt att leta efter kunskap hos kollegor och i gömda pärmar. Då är det så klart vettigt att investera i rutiner, system, utbildning, lokal och inredning för effektivare informationsutbyte och dokumenthantering, även om det kostar.
I andra fall kan det vara vettigare att spara. I många organisationer utnyttjas arbetsplatserna illa, med mer än hälften av platserna tomma. Kanske kan vi dela skrivbord, och istället skapa olika sorters trivsamma och effektiva arbetsplatser under en dag av växlingar mellan ostört koncentrationsarbete och intensivt samarbete? Och därmed kraftigt minska area och inredning men samtidigt öka trivsel och produktivitet?
Och apropå ekonomi. Man brukar säga att kostnader för en arbetsplats fördelar sig som 10 öre i programutveckling, 1 kr projektering, 10 kr bygg och 100 kr förvaltning. Storleksordningarna är faktiskt korrekta och två slutsatser kan dras direkt. Den ena är att det praktiskt taget är gratis att tänka efter ordentligt i tidiga skeden. Den andra att en investering i en tidlös, långsiktigt användbar och lättskött arbetsplats är lönsam, både för hyresgästen och för fastighetsägaren.
TNB