Tillsammans

”Om jag vill lyckas föra en människa mot ett bestämt mål, måste jag först finna henne där hon är och börja just där. Den som inte kan det lurar sig själv, när hon tror att hon kan hjälpa andra.

För att hjälpa någon måste jag i och för sig förstå mer än vad hon gör, men först och främst förstå det hon förstår. Om jag inte kan det så hjälper det inte att jag kan och vet mera.

Vill jag ändå visa hur mycket jag kan så beror det på att jag är fåfäng och högmodig. Och egentligen vill bli beundrad av den andra i stället för att hjälpa henne.

All äkta hjälpsamhet börjar med ödmjukhet inför den jag vill hjälpa och därmed måste jag förstå att detta med att hjälpa inte är att vilja härska utan att vilja tjäna”

TNB

Cykla är alltid en bra början

Det handlar förstås om att etablera ett gemensamt förhållningssätt: Vi tar vårt anvsar för en bättre värld, i stort och smått, hela tiden. Men fastlagda rutiner är också bra att ha, det är ju så mycket att hålla reda på. Här är några aspekter på hur var och en kan bidra till ett ekologiskt hållbart samhälle:

Planering

• Miljöplan som beskriver mål , tider, metoder och miljöansvariga.
• Regelbunden dialog  kring miljöplan och miljöfrågor

Kloka val

• Vitvaror med minst energiklass A. Datorer med TCO-eller Svanenmärkning
• Glödlampor ersätts med lågenergilampor.
• Miljömärkta förbrukningsvaror, rengöringsmedel, kontorspapper och trycksaker
• Inga engångsartiklar av plast, möjligtvis av stärkelse eller papper

Beteenden

• Källsortering i fraktioner som papper, plast, plåt osv, men även farligt avfall, elektronikskrot, lysrör/lågenergilampor och batterier.
• All utrustning i energisparläge när den inte används och helt avstängd vid arbetsdagens slut.
• Sparsamhet med kopiering och utskrift på dubbelsidigt papper.
• Telefon- eller videokonferens istället för resor.
• Miljövänliga transporter med t.ex. tåg eller biogasbil. Logi i grönt hotell

För en gång skull är det varken särskilt komplicerat eller besvärligt att vara en fin människa på jobbet!

/ TNB

Yes we can!

Så kan det låta när en engagerad projektledning beskriver arbetet med att skapa en ny arbetsplats. Och frågan som kommer sig direkt är: – Jahaja men vad kan vi vara med att påverka, är inte allt bestämt? Och kanske: – Andra gånger när vi bjudits in att tala om hur vi vill ha det så har det i alla falla inte blivit så, och då känner man sig ju bara lurad.

Nu gäller det att vara omsorgsfull med orden. För om vi har uppdraget att utveckla en framgångsrik verksamhet så är ju inte frågan hur vi brukar jobba, och inte eller hur vi vill jobba. Utveckling av nya produkter kräver ju förutsättningslösa resonemang, noggrant funderande, skarpa analyser. Frågan är då hur vi bör jobba.

Och svaret vi söker måste vara ett antagande om en sorts sanning, inte ett mellanting mellan två ståndpunkter som ju definitionsmässigt aldrig kan vara en lösning: – Det är bra med höga hyllor för avskärmning! – Nej det är bra med låga hyllor för överblick! – Då tar vi halvhöga hyllor så får vi varken eller! Inget ställningstagande i sakfrågan, i bästa fall en sorts ångestdämpande kompromiss.

Och trots alla kloka resonemang så vet vi att när vi talar om framtiden så handlar det i bästa fall kvalificerade gissningar i en värld i ständig förändring. Mycket blir bra, en del måste ändras. Och då gäller det att se varje justering, inte som ett misslyckande, utan som en möjlighet till förbättring.

Det är inte så lätt det här, om man är tveksam, orolig eller renat av förbannad. Att se det som verkar som ett problem som ett villkor att förhålla sig till. Att göra det bästa av situationen, som tycks ändras hela tiden. Att stå ut med att sanningen är flyktig och att det gäller att pröva sig fram.  Att ta gemensamt ansvar för framtiden trots just den egna uppfattningen kanske inte vinner gehör. Att vägra vara offer och välja att vara medskapande trots allt

Och ändå är det så framgång skapas.

/ TNB

Din hemvist är Ditt skåp, tills Du byter. Eller suddas ut?

Lösningen brukar vara att gruppera medarbetarna i en hemvist. Här har du Ditt personliga skåp, det gemensamma material i pappersform Du behöver och kollegor Du samarbetar med. En enhet eller ett projekt på kanske 10-20 personer som delar en öppen och varierad arbetsplats för arbetsdagens olika behov. Och som alltid har rum för välkomna gäster!

Utmaningen är när arbetet kräver snabba byten av grupperingar, när många är nomader som rör sig mellan projekt och arbetsuppgifter. Frågan blir då ofta – Var ska jag då ha mitt skåp? För faktiskt, några personliga arbetsredskap och privata prylar är väldigt praktiskt att ha intill sig.!

En enkel och lättsam lösning finner vi på Microsoft i Holland.  Du väljer ett ledigt skåp i närheten av din aktuella arbetsplats, skriver Ditt namn, och vips så har Du själv bestämt var du hör hemma.

Alltför lättsamt? – Existerar jag verkligen utan självhäftande namnskylt rekvirerad från vaktmästeriet? Tänk om någon suddar ut mig?

/ T

/ TNB

Cooworking på universitetsbiblioteket

Nygamla fenomen behöver benämnas med nya ord för att markera skillnader mot förr, skapa en känsla av samförstånd bland förespråkare och användas i marknadsföringen. Så föds begreppet Aktivitetsbaserad Arbetsplats, ibland förkortat A2. Finns på engelska också: Acitivity Based Workplace. Och då som ytterligare en av alla bokstavskombinationer att hålla reda på: ABW.

Begreppet är bra på så sätt att det lägger tonvikten på det vi faktiskt utför på arbetsplatsen, aktiviteterna. Tanken är att de allra flesta gör flera saker under en arbetsdag: Läser, fattar beslut, skriver, umgås, svarar på mail, utbyter kunskap, kopierar papper, utvecklar ny kunskap och mycket annat. Olika aktiviteter som bäst stöds av olika verktyg och platser, och där det egna arbetsbordet sällan är det bästa alternativet.

Bland de kvaliteter som internationella teoretiker och praktiker framhåller som kritiska för att detta ska fungera finner vi arbetsplatser med variation, teknikstöd för platsoberoende och inte minst en kultur som präglas av tillit till medarbetarnas förmåga att skapa gemensam trygghet, kraft och riktning.

En paradox är att samtidigt som den ständiga rörelsen mellan platser av många beskrivs som önskvärd i det lilla formatet, ifrågasätter allt fler i en större skala det vettiga i den ”aktivitetsbaserade staden” Det vill säga differentiering av arbete, boende och fritid och alla de tidsödande och miljöbelastande resor det medför.

Lösningsförslag kring detta dilemma varierar. Från lokala organisationsgemensamma arbetsplatser som också i stigande utsträckning prövas på många håll under benämningar som Cooworking, the Hub och Coffice. (länk) Till helt decentraliserade virtuella och ständigt uppkopplade organisationer.

Men så var det där med det personliga mötet IRL. En kram eller så. Fast kanske inte på kontoret.

/ TNB

Annat var det förr, verkligheten liksom verkligare

För så är det. Många spenderar lika mycket tid i de virtuella rummen som i det så kallade verkliga livet. Helt enkelt för att man jobbar och umgås ihop med människor på andra platser och då behöver träffas, samtala och byta information. Vilket innebär telefonprat, e-post, chat, samarbete på projektplatser, egna eller gemensamma distansmöten. Exempelvis.

Verktygen för detta har ju tidigare varit tämligen entydiga. Telefon, dator och det som kallats videokonferens. Nu är gränserna allt mer oklara. Tangentbord, skärm, kamera och uppkoppling finns i de flesta apparater, telefoner med ett bra headset klarar det mesta.

Så börjar IT-branschens ofina annektering av ordet arkitekt ha en verklig mening, uppdraget att bygga ett andra hus, det virtuella. Samtidigt som arkitekten, som gestaltaren av det fysiska rummet, har i uppgift att bygga öppna och flexibla system, inte minst visuella.

För de som skapar den framgångsrik arbetsplats innebär utvecklingen en utmaning och ett måhända ett vägval: Antingen en vag sammanblandning mellan teknik och rum, en värld utan tydliga gränser.

Eller så är det tvärt om. Att människor i ständig samverkan på många platser kräver större klarhet kring omständigheterna, ett tydligare möte mellan helt olika sorters kvaliteter. Att tekniken å ena sidan förpackas tillgänglig och lättanvänd för sig. Och att det fysiska rummet erbjuder starka upplevelser, stimulerande och stöttande.

Så att den så möjligtvis mer verkliga verkligheten, mötet mellan människor, in real life, står sig i konkurrensen. Ett tag till.

/ TNB

Generaldirektören föregår med gott exempel

En träningsform som växer just nu är Crossfit. Det är en kombination av styrke- och konditionsträning och bygger på övningar med hög intensitet och stor variation. Träningen syftar till att skapa en så komplett och allsidig atlet som möjligt, men det handlar om förbättrade fysiska prestationer, inte att skulptera kroppen.

Prestation går här, för en gångs skull, före skönhet.

Kretsen runt crossfitutövare har identifierat det man menar utmärker en person med utvecklade fysiska färdigheter. Och det är inga egenskaper att förakta hos en ledare, eller medarbetare heller, för den delen.

Som: Uthållighet, styrka, flexibilitet, fart, samordning, vighet, balans och precision.

Tänk om dessa kvaliteter fanns i en hel organisations sätt att fungera. Vilken konkurrenskraft både vad gäller att leverera uthålligt med kvalitet och att snabbt förnya sig efter ändrade förutsättningar.

Är det gymnastik-VM stan? Nej det är medarbetarna på Riksrevisionsverket som tar en lunchpromenad!

/TNB

Himmelsk arbetsplats Bauhaus Berlin

”Kontorsarbetet innebär att avtal, kontrakt och olika skrivelser upprättas, korrespondens skickas och tas emot, utredningar och handläggningar av olika ärenden görs, ansökningar behandlas, protokoll förs, olika underlag och handlingar registreras och kopieras. Arkiv upprättas, underhålls och rensas.

Frågor internt och externt besvaras, meddelanden skickas, tas emot och vidarebefordras, inköp av olika förbrukningsmaterial handhas, brev, promemorior, utredningar, skrivelser, protokoll och minnesanteckningar skrivs, kopieras, registreras och distribueras, register förs, handlingar sorteras och arkiveras.

Möten och sammanträden hålls, besökare tas emot, kanske registreras, frågeställningar besvaras, beslut fattas, ansvar delegeras, tjänsteförrättningar utförs, post skickas och tas emot internt och externt. Brev och paket vägs och frankeras, handlingar masskopieras, adresslistor och utsändningslistor ajourhålls, försändelser och cirkulär distribueras. Papper hålslås och sätts in i pärmar, papper slängs i papperskorgar och containrar.

Telefonsamtal förs från fasta telefoner eller mobila enheter, samtal fördelas på kundtjänst och handläggare, telefonmeddelanden spelas in, fax skickas, epost skickas till enskilda, efter utsändningslistor eller massdistribueras på olika mottagargrupper.

Korta rökpauser görs i rökkuren (eller numera ofta på gatan), fikapauser tas på morgonen och på eftermiddagen, personal med jourtjänst har andra arbetsscheman. Lunchrasten är ofta en timme, en del i personalen har egen mat med sig som man värmer i företagets mikrovågsugnar (tidigare var speciella värmeskåp vanliga). Många företag tillämpar flextid. Vissa företag använder stämpelkort. Vill man inte ha kaffe kan man hämta vatten i vattenautomaten.”

/ TNB

Ingredienser för en komplett måltid

För den som nyfiket söker olikheter, eller vill förstå samspel med andra, finns en rad modeller för roller i en grupp. De flesta människor har flera karaktärsdrag och ofta avgör situationen vilken roll man förstärker. Den amerikanske beteendevetaren Ichak Adizes föreslår en indelning i fyra kategorier, alla med styrkor och svagheter

Integrerarens starka sidor är att lyssna, samverka och bygga team men tenderar också att bli sammanblandad, konflikträdd och beslutsoförmögen

Entreprenören är bra på att se de stora linjerna, vara kreativ och visionär men kan samtidigt vara dåligt förankrad i verkligheten och en smula hänsynslös

Produceraren är handlingskraftig och ser till att saker blir gjorda men riskerar att vara väl oflexibel i förändring och att otåligt göra allt själv

Administratörens talang är att bevaka ordning och reda, organisera och skapa rutiner, men kan uppfattas som plågsamt byråkratisk och alldeles för fokuserad på detaljer.

Det kan ligga nära till hands att tro att exempelvis en grupps utvecklingsförmåga bäst gynnas av en stor del entreprenörer som handlöst kastar sig in i nya projekt. Forskning och erfarenheter från många begåvade, men havererade projekt, visar på motsatsen. När någon visar på möjligheten (E) ska gänget samlas kring uppgiften (I) arbetet planeras (A). Sen är det nog dags för lite verkstad (P) för att det ska bli något av det hela.

Den som en gång identifierat sig själv och andra i en arbetsgrupp utifrån dessa kategorier har mycket att hämta. Att som entreprenör besinna sig när tempot sjunker och de tråkiga detaljerna avhandlas, och med respekt och tacksamhet lyssna till administratörens välstrukturerade bidrag, kan vara en mycket nyttig erfarenhet.

Fast jobbig!

/ TNB